Verdades que te hubiera gustado saber antes de elegir un sistema de registro horario de jornada para tu personal; y de las que te das cuenta cuando ya has decidido proveedor y es tarde para recuperar la inversión.
- “Registrar solo ‘entrada’ y ‘salida’ no es suficiente”
Lamentamos profundamente informar que no es así.
El horario de un empleado normal se compone de jornada efectiva de trabajo, descansos, vacaciones, permisos, acuerdos especiales y ausencias por multitud de motivos diferentes.
Si un trabajador no ficha en 2 semanas porque está de vacaciones, el sistema no registrará ni un solo fichaje en ese tiempo.
¿Estaría faltando la persona a su puesto? No.
Por eso es tan importante que el sistema de registro horario elegido tenga en cuenta estas circunstancias, que también forman parte del horario de los trabajadores.
- ¿Y la protección de datos personales?
Cri cri. Cri cri. Cri cri. Sonido de grillos en mitad de las noches más silenciosas.
Bromas aparte, si contratas los servicios de una empresa especializada en control horario, con el fin de que implante su sistema y poder registrar el horario de jornada de tus empleados, de la protección de datos hay que hablar mucho y casi nadie lo hace.
Con motivo del registro horario se recopilan, almacenan y archivan durante 4 años datos de carácter personal, como: nombre, apellidos, documento de identificación personal, empresa, cargo y área en la que trabaja la persona…
Aunque no profundizaremos, es importante saber que existe la siguiente normativa:
- Reglamento General de Protección de Datos. A nivel europeo.
- Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales. Adaptación del RGPD a España.
La protección de datos y el registro horario deben ir de la mano.
Cuando además, el método de fichaje es a través de dato biométrico, como la huella dactilar o el rostro, éste adquiere categoría de dato especialmente protegido, por lo que es indispensable adoptar todas las medidas de seguridad, organizativas y técnicas, que exigen el RGPD y la LOPDGDD.
Todo ello con el fin de que la persona pueda ejercitar su derecho de acceso, rectificación, cancelación, oposición, portabilidad y limitación del tratamiento, de forma legal y sin contratiempos.
De no ser así, implica sanciones económicas que podrían poner a la empresa en serios problemas.
- ¿Y la seguridad de la información?
Esta cuestión es algo de lo que deben responsabilizarse empresas pequeñas, medianas y grandes.
Dónde, cómo y con qué mecanismo se guarda esta información para que la persona pueda ejercitar los derechos mencionados.
Escribimos un artículo relacionado, que toca muy de cerca esta cuestión: 6 inconvenientes de llevar el registro horario en papel
- “Ojo con comprar un sistema de control de asistencia y listo, lo barato sale caro”
A veces, en el afán de ahorrar, lo que estamos haciendo es generar más gastos irrecuperables a la empresa.
A la opción de comprar, además, hay que añadirle el coste de hacerlo funcionar:
- cómo instalar
- puesta en marcha
- asistencia en las configuraciones
- resolución de averías
- atención de incidencias
- actualizaciones
- generación de informes
- explicar a las personas que lo usarán cómo funciona
- protección de datos personales
- y un largo etcétera, que hará que comprar, en lugar de contratar un servicio de registro horario, nos cargue de una responsabilidad que no sabremos manejar.
25 años de experiencia innovando en el registro horario
MHP facilita el registro horario y la gestión de vacaciones, permisos y ausencias, a través del Servicio Integral de Gestión de Horarios.
El servicio cubre todas las etapas necesarias para que funcione el ciclo completo de control horario:
- Varios métodos de fichaje para puestos presenciales, móviles, remotos o híbridos.
- Aplicación de gestión con acceso a perfil gestor y perfil empleados.
- Asesoramiento legal, especializado en protección de datos personales.
- Atención y soporte técnico. Nosotros atendemos las dudas.
- Integración de sistemas. Incluido en empresas a valorar según tamaño de la plantilla.
- Formación continua. Para sacar el máximo rendimiento al servicio.
